在笔者近20年企业信息化从业的经历中,工作协同管理是信息化实践中绕不过去的一个问题,单就笔者亲自规划,进行代码级别实现,并推广的经历就不下三次,第一次是做为甲方的信息化负责人,第二次是为一食品企业服务,第三次是在自己公司成立一年以后,这些实践最终都失败了。那么,中小企业到底需要什么样的工作协同管理系统呢?

在2020年疫情中,为了应对网络协同办公的需要,笔者在自己公司又进行了一次工作协同信息化的实践,今天,笔者把这一阶段的思考写下来,做一个阶段性总结。

2.jpg

一、 工作协同管理的目的

记录

把工作记录下来应该是工作协同管理最基本的前提,员工每天做了什么,到底用了多长时间,完成情况怎么样。记录即是信息分享的手段,可以让管理者知道员工时间的投入情况,也是对员工工作的督促,毕竟每天工作时间有限,如果员工连一天的工作都说不清楚的话,工作绩效无从谈起。

协同

没有目标的工作是低效率的,工作协同是确保在有限的时间里,团队能够取得最优的绩效。如果以周为单位管理,每周的计划和总结应该是必要的,并且需要形成文档保存下来。

网络办公

这次疫情,网络办公成为了迫切的需要,网络办公不是一个新鲜事物,自从有了互联网就有公司开始尝试网络办公,视频会议、邮件、消息工具等,这也是网络办公常用的工具。随着4G网络的普及以及5G时代的开始,视频、语音、桌面协同、文档协作变得越来越简单,在钉钉、企业微信、飞书、Welink这些企业协同框架中,视频会议、文档是基本的功能。

bc29785e7d4ce18aa1372315e5ae4ff.jpg

二、 协同办公需要哪些软件功能

这个春节前后,与一位老同事碰撞了很多,笔者基于业务逻辑以及软件功能细化的角度,老同事基于自己的经历和管理需求,我们认为,协同办公管理需要以下这些软件功能。

项目管理

企业只有为客户创造价值才能生存,要么卖产品、要么提供服务,而项目是最基本的管理单元,一笔合同、一个任务都需要落实到执行,基于项目是内外部人员协同的核心。

项目有外部项目,有内部项目。

问题管理

问题必须进行有效管理,问题可以是客户提出,也可以内部提出,每个问题都需要关闭,不能有头无尾,管理好问题才能把控好质量。

任务管理

项目需要分解到具体执行人,问题需要通过任务关闭,任务管理的就是具体的执行过程。

工作记录

个人记录每天的工作,这些工作需要围绕项目、任务开展,这样才能确保协同。

计划和总结

如果以周为单位,每周周会的主要工作是对上一周的工作进行总结,对本周工作做排期计划,周报管理是必要的功能。

文档

工作管理除了记录了结构化数据,非结构化的文档数据也是很关键的,关键的文档数据一方面便于后期查看,另一方面,做为资料库,可以为后续工作的持续改进提供支撑。

其它功能

根据企业管理需要,企业可能还需要合同、考勤、请假、报销、设备申请等功能。

864ecac7498b1d5ca25bad5a404bccc.jpg

三、 协同办公软件的特点

简单

打开即可以使用,无需培训。

完整

客户、项目、问题、任务、合同、发票、收款、付款、开票、报销等业务都是有关联的,在业务系统中,数据需要能够相互印证。

5.jpg

四、 云平台协同软件现状

欠缺业务逻辑完整性

钉钉、企业微信、飞书、Welink等软件,自身提供或由第三方公有云服务商提供了许多应用,无需安装,订阅即可使用,但这些软件最大的问题是业务功能关联性比较欠缺,比如:日志无法关联项目、任务,仅仅是单纯的记录而已。

无法扩展

企业业务数字化是科学管理的前提,每个企业的管理都有自身的特点,对企业而言,可能5%的客户化功能才是企业管理核心的竞争力,公有云管理系统无法定制化是软肋。

笔者认为,未来企业管理软件的形态是:公有云平台框架(钉钉、企业微信等)+私有云系统。公有云平台框架是底层的操作系统和前端框架,是身体和骨骼,私有云系统是具体业务数据存储和UI展现,是血和肉。

远齐科技(北京)有限公司成立于2014年5月,致力于成为“基于私有云的新一代企业信息管理系统服务商”。

未来企业都是一个人工智能系统,企业要么有自己的平台系统,要么加入平台系统,我们要让企业能够快速、低成本的建设自己的智能化业务系统。

远齐科技基于成熟的软件架构、互联网、物联网、大数据、人工智能等技术构建面向未来的集成开发平台系统。在自有集成开发平台基础上,基于最佳业务实践开发出丰富的软件功能模块、业务系统,为企业提供高效的定制化开发服务。

 

下一篇:2020--智能移动办公元年