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近期阿里取消周报的新闻被推上热搜,有人说苦“汇报”久矣,有人说应该追求工作效率,无谓的形式只会增加负担。在笔者看来,取消周报是由于阿里信息化建设已经非常完善,覆盖到了工作的方方面面。项目有项目计划,日常工作有管理流程、有业务工作记录。管理者能看员工的所有工作,周报当然没有意义了。

对于信息化比较薄弱的企业,工作计划和总结还是必不可少的。计划和总结不需要长篇大论,让大家回顾总结,才能发现执行中的问题,从问题中获得经验,从而减少重复犯错的次数,提高员工的工作能力。

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一、工作周报的意义

从公司的角度看,便于管理者及时了解和掌握下属员工的工作开展情况,加强管理者和员工的沟通。对于某些部门,管理者由于出差等原因,可能不会经常见到下属,通过周报形式,了解下属的表现、工作态度,是一种更为便捷的方式。

从员工的角度看,可以提高个人计划管理、时间管理、目标管理等方面的素质和能力。通过合理安排自己的工作计划,清理遗留问题。接受管理者指派的新任务,在公司总体目标的框架下提高个人的工作业绩。另外,阅读自己工作总结的都是自己的直属领导,领导通过工作总结了解自己的工作,不至于让自己陷入失独状态。

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二、如何写工作周报

写工作周报要包含三部分内容,简单提炼就是过去现在将来

本周的工作总结,工作中遇到了什么问题,解决方案是什么;工作中需要其他同事配合和协调的工作,或者目前工作需要改进的地方。

本周的关键工作事件进展,把每周自己或者自己部门的重点工作内容写清楚。

下周的工作计划,下周要落实的工作项目有哪些,分拆的行动点是什么,时间计划如何。

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三、总结

阿里信息化做得太好了,抛弃了形式意义的工作周报,用效率更高的信息系统取代信息孤岛,不是没有工作周报,千万不要只看到表面现象。企业需要踏踏实实做好信息化的基础工作,不要像很多创业公司那么天真浪漫,没有谷歌、苹果这样公司的实力,却有着超凡脱俗的“管理思想”—— 没有API,只有OKR,上班时间弹性,办公环境高大上,有水果饮料,还有下午茶。过了一段时间,你会突然发现,这家公司关门了。

笔者认为,工作周报需要一直存在,仅仅是形式改变了而已。

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四、远齐日志管理系统

远齐科技日志管理系统(基础版)的功能包括:周计划管理、日志管理、日历管理、待办清单、任务管理、问题管理、文档管理、报销管理。

01周计划管理

每周开始,员工编写周计划详情、上传附件,可以与同事随时沟通计划,工作进展一目了然。每周结束,员工可对本周工作进行总结与反思。管理者可便捷查看下属的任务安排,有效规划整个团队的工作部署,确保整体目标的推进。

02日志管理

详细记录每天的工作情况,并可关联客户和内部项目。工作记录可以随时查阅,回顾工作变得简单方便,相关人员也可随时查阅,跟踪反馈。

03日历管理

以动态日历模式记录每天的工作,工作情况日程、日、周、月视图任意切换,从此告别杂乱无序,开启井井有条的工作模式,帮助你更好的提高工作效率。还可以借助高效的待办清单提醒体系有效督促任务执行。

04待办清单

重要工作不再遗漏,条理清晰 ,有效保证任务的完整推进,管理者可根据员工的待办情况来分配任务。

05任务管理

用任务的形式管理需要持续一段时间的工作。

06问题管理

记录问题和风险,由专人负责解决,确保工作不失控。

07文档管理

用文件夹的方式对项目的文件进行归档,便于后续的查询及使用。

08报销管理

包含差旅报销、费用报销,员工线上填写报销单,费用可以按项目、部门、人员进行统计汇总。

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